見積りと契約について

健康診断を希望する場合、多くの健康保険組合は、複数の医療機関に見積書の提出を依頼します。

その見積書をもとに、どこの医療機関と契約するのかを決めるのです。

そして、正式な契約書を二部作成し、医療機関へ送付。一部は医療機関の控え、もう一部は健康保険組合の控えとします。

契約をとりかわせば、あとは受診者の予約を待つだけです。

ここまでが僕の担当の仕事です。

この健診センターに来て四ヶ月、少しはこの見積り・契約の仕事もこなせるようになったかと思います。

それでもやはり、毎回新しいパターンに遭遇したときは、対応を誤ることもありました。

例えば 、正式な契約書を交付する前に受診希望者が予約をとりにきたパターン。

健康保険組合からは、「一人、そちらの病院で受診したい被保険者がいる。まだいつ受診するかは決まっていないが、とりあえず先に見積りと契約をしておきたい」とのことで、僕は急ぎもせず、他の仕事の合間に見積書を作ればいいや、とのらりくらり対応していました。

しかし、その間に受診者から直接予約の電話が入ってしまい、予約日を決めざるを得なくなってしまったのです。

しかも、受診者情報は事前に入手していなかったため、事務室の皆には、その受診者がまだ未契約の健保組合だったことをなぜ通達しなかったのかと非難を浴びる羽目になりました。

そこから僕も健保組合側もあわてて見積りと契約をすることになってしまい、結局、受診日当日まで間に合わず、正式な契約書は受診日の後になってしまいました。

この失敗で学んだことは、

新規で見積りと契約をする際は、受診者情報を事前に入手すること。

受診者には、正式な契約書の交付をしないと受診予約ができない旨を伝えること。

今自分がどこの健保組合とどこまで契約の話が進んでいるかという進捗状況を皆に通達しておくこと。

基本的に、見積りと契約を他の業務より優先させ、受診者の予約をすぐに受け入れられる体制を作ること。

です。

今度は失敗できませんね。